Panduan Pengguna Qentry

Qentry mengelola antrean cabang: pelanggan mengambil tiket di kiosk, petugas memanggilnya dari caller di loket, dan display di ruang tunggu menampilkan serta mengumumkan panggilan. Admin menyiapkan semuanya di dashboard.

Perawatan PC server dibahas di Panduan Server. Dalam panduan ini, <server> berarti alamat server, misalnya 192.168.0.114.

Dashboard, caller dan resto bisa dipakai dalam Bahasa Indonesia atau Inggris: pilih ID atau EN di kanan atas. Display dan kiosk berbahasa Indonesia. Panduan ini menyebut label sesuai yang tampil di layar dalam Bahasa Indonesia.

Peran

Setiap pengguna punya satu peran. Peran menentukan apa yang terlihat di dashboard dan sejauh mana aksesnya.

Region admin dan Region service sudah ada tetapi belum dipakai.

Admin hanya bisa membuat pengguna setingkat atau di bawah perannya sendiri: company admin tidak bisa membuat superadmin, dan branch admin hanya bisa membuat peran tingkat cabang.

Menyiapkan cabang (dashboard)

Masuk di http://<server>/dashboard/. Pakai akun Company admin yang diberikan supplier Anda.

Pertama kali, isi tab sesuai urutan berikut, karena setiap tab memakai data dari tab sebelumnya:

1. Perusahaan: nama, logo, website dan alamat. Logo tampil di kiosk dan display.
2. Cabang: setiap lokasi perusahaan, dengan logo, alamat dan koordinat peta.
   • Jam buka (Senin-Jumat, Sabtu, Minggu, masing-masing jam buka dan jam tutup): di luar jam ini kiosk membuat semua tombol layanan abu-abu ("Tutup · Buka 08:00-15:00", atau "Tutup hari ini") dan server menolak tiket baru. Berlaku untuk semua layanan di cabang. Kosongkan semuanya agar selalu buka. Bila Senin-Jumat sudah diisi, Sabtu atau Minggu yang kosong berarti tutup pada hari itu. Jam tutup harus setelah jam buka (tidak bisa melewati tengah malam). Tiket yang dicetak kiosk sebelum tutup tetap diterima hingga 15 menit setelahnya. Petugas tidak dapat mengeluarkan tiket dari aplikasi mana pun; untuk tamu yang terlambat, perpanjang jam hari ini di sini. Mengalihkan tiket yang sedang menunggu ke layanan lain tetap bisa setelah tutup, dan waitlist resto tidak terpengaruh jam ini.
   • Matikan PC otomatis: PC kiosk dan display yang memasang helper shutdown QEntry mati pada jam ini (dengan peringatan 2 menit sebelumnya). Kosongkan bila tidak perlu. Cara memasang helper: lihat kiosk/README.md, PC auto shutdown.
3. Layanan: layanan yang diantre, misalnya Teller atau Customer Service.
   • Huruf tiket: awalan nomor tiket, misalnya A menjadi A001. Harus unik dalam satu cabang.
   • Nomor awal: nomor pertama setiap hari.
   • Warna: warna tombol layanan di kiosk.
   • Aktif: matikan untuk menghentikan layanan di semua aplikasi.
   • Tampil di kiosk: matikan untuk menyembunyikan tombolnya di kiosk tanpa menghapus layanan, misalnya untuk layanan yang hanya menerima tiket alihan.
   • Prioritas: tiket layanan ini ditandai prioritas di caller.
   • Pelanggan memilih jenis transaksi: setelah menekan layanan ini di kiosk, pelanggan bisa mencentang satu atau lebih jenis transaksi (atau melewatinya). Tambahkan jenisnya di Layanan > Jenis transaksi. Layanan > Jenis transaksi: pilihan pelanggan untuk satu layanan, seperti Setor tunai atau Transfer. Hanya jenis yang Aktif yang ditawarkan, dan hanya untuk layanan yang mencentang Pelanggan memilih jenis transaksi. Pilihan dicetak di tiket, ditampilkan ke petugas di caller, dan dihitung di tabel per transaksi pada laporan.
4. Loket: setiap loket, dengan nomor dan layanan yang dipanggilnya. Nomor ini yang diumumkan display ("Silakan menuju Loket 3"). Layanan di sini hanya nilai awal: petugas memilih layanan di caller, dan pilihannya menggantikan layanan ini. Konfigurasi yang diatur untuk satu loket lalu muncul di bawah layanan baru loket itu. Tipe (Pemanggil, Penerimaan saja, Pengambilan saja, Pemroses) hanya muncul untuk cabang beralur panggilan Progressive; lihat Antrian bertahap di bawah. Layanan > Tahapan proses: langkah back office sebuah layanan di cabang Progressive, masing-masing dengan waktu standarnya; lihat Antrian bertahap di bawah.
5. Pengguna: akun untuk setiap petugas, ditambah satu akun Tokenist per cabang untuk kiosk dan display.
6. Media > Video: file MP4 yang diputar di display perusahaan atau cabang yang dipilih. Ukuran maksimal 100 MB. Video tanpa suara kecuali volume video diatur di Pengaturan. Media > Gambar: slide PNG, JPEG atau WebP yang tampil 8 detik, di display di antara video dan di kiosk. Kiosk hanya menampilkan gambar, kecuali kiosk ringkas (lite) yang mengumumkan panggilan untuk cabang tanpa display: kiosk itu juga memutar video, dengan suara dikecilkan saat panggilan diumumkan.
7. Pengaturan: satu halaman per cabang, tanpa tabel. Pilih perusahaan dan cabang, ubah yang perlu, lalu tekan Simpan perubahan; perubahan sampai ke layar dalam sekitar satu setengah menit. Hanya yang diubah yang disimpan.
   • Antrean: alur panggilan (Basic, Healthcare, Resto, Progressive). Hanya superadmin yang dapat mengubahnya; admin lain hanya melihatnya.
   • Pengumuman panggilan: yang mengumumkan panggilan: display, kiosk (untuk cabang tanpa display; hanya kiosk yang mencentang Umumkan panggilan di penyiapannya), atau tidak ada. Hanya satu yang mengumumkan, agar panggilan tidak terdengar dua kali. Lalu bel dan kalimatnya, dengan contoh panggilan seperti yang akan terdengar.
   • Display: teks berjalan, tiga warna layar (pilih saran palet atau warna apa pun; pratinjau menampilkan header, nomor yang dipanggil dan bilah teks berjalan), dan volume video (0 membuat video tanpa suara; turun ke 20% saat panggilan). Tablet loket memakai teks berjalan dan warna yang sama.
   • Tablet loket: hanya untuk paket QEntry dengan layar loket (tablet di setiap loket): nama petugas yang ditampilkan (lengkap atau depan), serta pertanyaan dan lama survei. Bel (ding-dong, tiga nada, lonceng, atau tanpa bel; tablet loket juga memakainya), pembuka (Antrian, Pemegang nomor antrian, Nasabah pemegang nomor antrian), penghubung (silakan ke, ke, dimohon ke, ditunggu di), Terima kasih di akhir bila dipilih, nomor antrean sebagai angka (A dua belas) atau per digit (A satu dua), dan angka normal atau lebih lambat. Contoh "Antrian A dua belas, silakan ke loket tiga."
   • Kiosk: teks berjalan sendiri (kosong memakai teks display), warna, Gambar dan video (Sembunyikan hanya menampilkan tombol layanan, memenuhi seluruh layar), dan volume video. Hanya kiosk ringkas (lite) yang mengumumkan panggilan yang memutar video; 0 membuatnya tanpa suara, dan turun ke 20% saat panggilan.
8. Pengaturan > Alasan: pilihan alasan untuk petugas di caller, per layanan. Pilih Tunda, Batal atau Istirahat di bagian atas, lalu tambahkan alasan seperti Dokumen belum lengkap. Alasan hanya muncul di loket dengan layanan yang sama, atau di semua loket cabang bila Layanan dibiarkan Semua layanan, dan hanya bila Aktif dicentang.

Di setiap tab, daftar hanya menampilkan data dalam jangkauan peran Anda. Pakai formulir di atas daftar untuk menambah, dan tombol di tiap baris untuk mengubah atau menghapus.

Laporan (dashboard)

Buka tab Laporan, pilih rentang tanggal (Dari, Sampai) dan, bila perlu, perusahaan, cabang dan layanan. Yang dikosongkan berarti semua. Lalu tekan Tampilkan laporan.

Laporan berisi:

• Tiket: tiket yang dicetak, menunggu dan dipanggil.
• Tabel: per hari, per layanan, per petugas, per loket, per tahap (tahapan proses) dan per transaksi, dengan jumlah dilayani, tidak datang, dibatalkan dan tidak dilayani.

Tabel per petugas dan per loket juga menampilkan Rata-rata rating pelanggan (1–5 bintang) dan jumlah tiket yang dinilai, dari tablet loket.

Unduh Excel menyimpan seluruh laporan sebagai file Excel. Staff hanya memilih rentang tanggal dan melihat tiketnya sendiri.

Melayani pelanggan (caller)

Memulai tugas

1. Buka http://<server>/caller/ dan masuk dengan akun Anda sendiri.
2. Pilih Perusahaan dan Cabang bila diminta, lalu Layanan, lalu loket Anda di Pilih loket. Caller mengingat loket ini untuk akun Anda sampai Anda menekan Keluar.
3. Untuk memanggil layanan lain nanti, tekan Ganti layanan dan pilih layanannya. Tombol ini nonaktif selama ada tiket yang dipanggil atau dilayani; selesaikan, tunda, atau alihkan dulu. Tiket yang Anda tunda sebelum ganti layanan tetap bisa dipanggil dari Ditunda.
4. Untuk pindah loket, tekan Keluar lalu masuk lagi.

Melayani tiket

Bila pelanggan memilih jenis transaksi di kiosk, kartu tiket menampilkannya di bawah Transaksi, dan antrean menampilkannya setelah nama layanan.

Urutan normal: Panggil → Layani → Selesai:

Tombol yang tidak berlaku akan abu-abu. Misalnya, Panggil hanya bisa ditekan bila Anda sedang tidak melayani siapa pun.

Daftar antrean

• Menunggu: antrean layanan loket Anda. Tiket berikutnya ditandai Berikutnya; tiket prioritas ditandai Prioritas.
• Ditunda: tiket yang dilewati atau ditunda. Tekan salah satunya untuk memanggilnya lagi saat loket Anda kosong.
• Riwayat: tiket yang Anda tangani hari ini.

Bagian atas layar menampilkan jumlah selesai hari ini, rata-rata lama layanan, dan jumlah yang ditunda.

Istirahat

Tekan Istirahat dan pilih alasannya. Loket Anda tidak menerima panggilan sampai Anda menekan Lanjut bertugas.

Bila daftar alasan kosong ("Belum ada alasan…"), belum ada alasan yang disiapkan untuk layanan loket Anda. Minta admin menambahkannya di tab Alasan pada dashboard.

Bila caller menampilkan Offline, caller terputus dari server. Caller tersambung lagi sendiri; bila tidak, periksa jaringan.

Kiosk

Penyiapan pertama

Buka http://<server>/kiosk/ di PC kiosk. Wizard penyiapan (Penyiapan Kiosk QEntry) meminta:

1. Server: http://<server>.
2. Akun: username dan password akun Tokenist cabang.
3. Cabang: perusahaan dan cabang, bila akun tidak terikat ke satu cabang.
4. Printer: lebar kertas (58 atau 80 mm), dengan Tes printer untuk mencetak tiket contoh.
5. PIN Admin: PIN 4–12 angka untuk melindungi pengaturan ini.

Lalu tekan Simpan & mulai. Untuk printer dan menjalankan Chrome layar penuh, lihat kiosk/README.md.

Pemakaian sehari-hari

Pelanggan menekan tombol layanan dan kiosk mencetak tiket: "Silakan ambil tiket Anda". Yang tampil hanya layanan aktif yang diatur Tampil di kiosk. Di luar jam buka cabang, tombol berwarna abu-abu dan menampilkan jam bukanya.

Untuk mengubah pengaturan, tekan dan tahan logo di bagian atas selama 5 detik, lalu masukkan PIN admin.

"Koneksi ke server terputus" berarti kiosk terputus dari server. Kiosk mencoba lagi sendiri. Sementara itu kiosk tetap mencetak tiket dari beberapa nomor per layanan yang sudah disisihkan saat masih tersambung; tiket ini tidak mencantumkan jumlah antrean di depan. Tiket tersebut masuk antrean, sesuai urutan dicetak, begitu koneksi pulih, dan baru setelah itu bisa dipanggil loket. Layanan yang nomor sisihannya habis tetap abu-abu sampai koneksi pulih.

Tablet loket

Setiap loket punya tablet sendiri (Android, menghadap pelanggan) yang menjalankan layar loket, aplikasi terpisah dari display ruang tunggu. Pasang Fully Kiosk Browser, isi halaman awalnya dengan http://<server>/counter/, lalu aktifkan Kiosk mode, Keep screen on, Launch on boot dan Autoplay audio/video (rinciannya di counter-display/README.md). Di penyiapan, masuk dengan akun Tokenist cabang lalu pilih loketnya.

Tablet menampilkan logo, jam dan teks berjalan, serta:

• Menunggu pelanggan: nama dan nomor loket, dan dengan huruf besar nama petugas yang bertugas: nama depan atau nama lengkap, diatur di Pengaturan dashboard (bawaan nama lengkap). Nama muncul saat petugas memilih loket di caller.
• Tutup: tanpa petugas yang masuk di loket itu (setelah petugas keluar, dan setiap malam), nama loket dengan LOKET TUTUP.
• Memanggil: nomor yang dipanggil, dengan bel.
• Melayani: gambar dan video cabang.
• Selesai: pelanggan bisa menilai layanan dengan 1 sampai 5 bintang. Pertanyaan dan lamanya diatur di Pengaturan dashboard (bawaan 30 detik). Penilaian muncul di tab Laporan, per petugas dan per loket.
• Istirahat: bahwa loket sedang istirahat, dan alasannya.

Display

Penyiapan pertama

Buka http://<server>/display/ di PC yang tersambung ke TV. Wizard penyiapan (Penyiapan Display QEntry) sama dengan kiosk, kecuali langkah Tampilan menggantikan printer:

• Bel dan suara panggilan: bel dan pengumuman suara. Tes suara memutar contoh. Agar suara berbunyi tanpa layar disentuh, jalankan Chrome dengan --autoplay-policy=no-user-gesture-required.
• Cek data tiap … detik: penyegaran cadangan, hanya dipakai bila koneksi realtime terputus.

Pemakaian sehari-hari

Display menampilkan tiket yang sedang dilayani tiap loket, mengumumkan setiap panggilan sesuai pengaturan suara cabang ("Antrian A dua belas, silakan ke loket tiga."), dan memutar video serta teks berjalan cabang.

Untuk mengubah pengaturan, tekan dan tahan logo selama 5 detik, lalu masukkan PIN admin.

Daftar tunggu restoran (resto)

Untuk restoran: greeter di pintu masuk mencatat tamu dan memanggil mereka saat meja siap, dan tamu memantau antreannya dari HP sendiri. Tombol Panduan pengguna di greeter membuka langkah yang sama di tablet.

Penyiapan

1. Di tab Pengaturan dashboard, atur Alur panggilan cabang ke Resto (hanya superadmin). Greeter menolak cabang dengan alur lain.
2. Di tab Layanan, tambahkan satu layanan per kategori tempat duduk, misalnya Smoking dan Non smoking. Huruf tiket menjadi awalan nomor antrean.
3. Di tab Gambar, unggah gambar promosi cabang. Tamu melihatnya di bawah nomor antreannya.
4. Di tablet greeter, buka http://<server>/resto/ dan masuk dengan akun petugas.
5. Tekan Tautan tamu dan isi alamat yang bisa dibuka HP tamu, misalnya http://192.168.1.20/resto/ atau https://resto.contoh.com/resto/. Sebelum itu, peringatan merah memberi tahu bahwa kode QR mengarah ke localhost.
6. Tekan QR cari antrean, lalu Cetak, dan pasang di pintu masuk untuk tamu yang menutup halaman antreannya.

Pemakaian sehari-hari

1. Isi Nama, Nomor HP, bila mau Email, pilih Kategori dan atur Jumlah orang, lalu tekan Masukkan antrean.
2. Tamu memindai kode QR yang muncul. Untuk menampilkannya lagi, tekan nomor antrean tamu di daftar.
3. Tab Menunggu, Sudah masuk, Dilewati dan Dibatalkan memisahkan tamu hari ini menurut status, dikelompokkan per kategori. Tamu yang sedang dipanggil tetap di Menunggu, berwarna kuning dengan tanda Dipanggil; Sudah masuk dan Dibatalkan hanya untuk dilihat.

Halaman tamu menampilkan nomor antrean, kategori, jumlah orang, berapa rombongan di depan, dan gambar promosi; tidak pernah nama atau nomor HP. Bila tertutup, tamu memindai QR cari antrean dan memasukkan nomor HP atau email yang sama. Loket di caller tidak pernah memanggil tamu daftar tunggu.

Antrian bertahap (layanan dengan beberapa tahap)

Sebagian layanan menyelesaikan pelanggan dalam beberapa tahap di belakang layar: pelanggan menyerahkan sesuatu di loket depan, back office mengerjakannya bertahap, lalu pelanggan dipanggil kembali untuk mengambilnya. Contohnya:

Cabang seperti itu memakai alur panggilan Progressive; alur lain (Basic, Healthcare, Resto) tetap berjalan seperti biasa dan mengabaikan tahapan proses. Unit di dalam cabang lain yang butuh tahapan (misalnya apotek rumah sakit) dibuat sebagai cabang Progressive tersendiri. Nama tahapan farmasi di bawah hanya contoh; beri nama tahapan sesuai pekerjaan Anda.

Menyiapkan (dashboard)

1. Pengaturan > Antrean > Alur panggilan: pilih Progressive untuk cabang itu (khusus superadmin).
2. Layanan > Tahapan proses: tambahkan tahapan secara berurutan, masing-masing dengan SLA (waktu standar dalam menit), misalnya Meracik 10, Mengemas 3, Verifikasi 2, serta Peringatan: kapan kartu menjadi kuning, dalam persen dari SLA (bawaan 80 %) atau sekian menit sebelum SLA. Biarkan Layanan berisi Semua layanan agar berlaku untuk semua layanan di cabang; layanan yang punya tahapan sendiri memakai tahapannya sendiri. Matikan Aktif untuk melewati tahap. Tahap yang sudah pernah dilalui tiket dinonaktifkan, bukan dihapus, agar tetap ada di laporan.
3. Tab Loket, Tipe setiap loket layanan itu (field ini muncul setelah cabang beralur Progressive):
   • Pemanggil: memanggil tiket baru dan, lebih dulu, tiket yang siap diambil.
   • Penerimaan saja: hanya memanggil tiket baru.
   • Pengambilan saja: hanya memanggil tiket yang siap diambil. Pakai untuk loket pengambilan terpisah.
   • Pemroses: back office; tidak pernah memanggil, memindahkan tiket antar tahap.

Di loket depan (caller)

1. Panggil tiket berikutnya seperti biasa, tekan Layani dan terima barang atau berkas yang diserahkan pelanggan.
2. Tekan Kirim ke proses (F9). Ini menyelesaikan bagian loket depan dan mengirim tiket ke tahap pertama; loket kembali kosong. Selesai tidak dipakai untuk tiket baru.
3. Setelah back office selesai, tiket muncul di Siap diambil, disertai bunyi dan pesan di loket depan. Panggil memanggilnya, atau Panggil (F2) mendahulukan tiket siap diambil sebelum tiket baru. Panggilan pengambilan diberi tanda Ambil; selesaikan dengan Selesai seperti biasa.

Di back office (caller, loket pemroses)

Masuk di loket pemroses membuka Papan proses (akun Pemroses hanya bisa memilih loket pemroses dan tidak bisa melakukan hal lain): satu kolom per tahap berisi tiketnya. Setiap kartu menampilkan lama tiket di tahap itu dibanding SLA: normal, Hampir lewat mulai titik peringatan tahap itu, dan Lewat N mnt berwarna merah setelah melewati SLA.

• Lanjut: … memindahkan tiket ke tahap berikutnya; di tahap terakhir, Selesai: siap diambil mengembalikannya ke loket depan.
• Kembali: … mengembalikan tiket ke tahap sebelumnya, misalnya bila verifikasi menemukan masalah. Pindah ke… memindahkan tiket ke tahap lain mana pun, maju atau mundur. Setiap pengembalian tetap tercatat di riwayat tahap dan laporan.
• Batal membatalkan tiket, dengan alasan.

Bila dua orang memindahkan tiket yang sama bersamaan, hanya yang pertama yang berlaku; yang lain mendapat pesan "sudah dipindah" dan papan dimuat ulang.

Di display

Di cabang yang punya tahapan proses, area media di display diganti pelacakan langsung: Sedang diproses dengan nomor, tahap dan waktu berjalan dibanding SLA setiap tiket (kuning bila hampir lewat, merah dengan Lewat N mnt bila lewat), dan Siap diambil dengan nomor yang siap diambil. Panggilan tetap tampil dan diumumkan seperti biasa.

Laporan

Tab Laporan menghitung tiket Sedang diproses dan Siap diambil, dan tabel Per tahap menampilkan per layanan dan tahap berapa tiket yang lewat, rata-rata dan menit terlama, serta berapa yang melewati SLA.

Pertanyaan umum